La Gestion Electronique des Documents (GED) et la Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM, Enterprise Content Management) est au cœur de la dématérialisation. Elle nécessite une forte expertise et la capacité à proposer, à déployer et à faire évoluer des solutions performantes. L’audit technique joue un rôle essentiel dans ces processus.
Tour d’horizon avec Billy Khoumri, Architecte Solutions GED / ECM, et Thomas Soccol, Directeur Commercial chez Océane Consulting Data Management qui s’appuient notamment sur leurs expériences auprès des universités et des grandes écoles.
Pouvez-vous revenir brièvement sur votre parcours professionnel ? Comment devient-on expert sur des technologies et solutions très ciblées ?
Billy – J’ai intégré le Groupe Océane Consulting en 2013 et j‘occupe depuis plusieurs années un poste d‘Architecte chez Océane Consulting Data Management. J‘ai démarré ma carrière professionnelle en 2005 en tant qu‘Ingénieur d‘Etude et de Développement après l‘obtention d‘un Master en Informatique. Je suis très vite devenu référent technique sur des projets d‘intégration autour notamment des solutions Nuxeo et Liferay.
Aujourd‘hui j‘ai un rôle transverse dans l’entreprise, je partage mes retours d‘expérience avec les équipes du plateau technique de Rennes et la Direction de Projets. Je participe activement à la phase d‘avant-vente qui est un moment essentiel pour répondre avec pertinence à un client et donc se donner les moyens de s’inscrire dans une relation pérenne et de confiance avec lui. Je suis aussi de près les étapes clés des projets menés par le plateau. Je gère également les partenariats au sein de la Direction Technique et je participe à la construction de nouvelles offres spécifiques. Pour devenir expert sur une technologie et/ou solution, il faut commencer par saisir les opportunités, de se l’approprier, être curieux, élargir toujours plus sa zone de confiance et persévérer.
Quels sont vos expertises et domaines de prédilection ?
B – D’un point de vue strictement technique, j‘ai une prédilection et une bonne maîtrise de JAVA et des microservices SOA (Service Oriented Architecture).
Mes domaines d’expertise depuis ces dix dernières années sont indéniablement la Gestion Electronique de Documents (GED) et la Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM) et, dans une moindre mesure, les portails collaboratifs.
La GED / ECM est une vaste thématique qui couvre toute la chaîne documentaire : scan, email, reconnaissance de caractères, classement intelligent, indexation, recherche, signature, diffusion, archivage…pour ne citer qu’eux.
Je me suis forgé avec le temps une forte expertise autour du produit Nuxeo. Je prends en charge des sujets d‘architecture, de déploiement et de paramétrage du produit Nuxeo. Et aussi des sujets de montée de version, de migration de données ou d‘audit de performance.
Enfin, j‘anime des sessions de formation sur Nuxeo en interne ou à l’externe chez nos clients.
Quelles sont les grandes problématiques auxquelles sont confrontés vos clients et sur quels types de missions et projets intervenez-vous ?
B- La première problématique récurrente touche à la question de la volumétrie, avec un volume documentaire qui devient souvent trop important pour l‘architecture mise en place initialement. Au fil des années, des milliers ou millions de documents sont déversés dans la solution Nuxeo avec pour conséquences la dégradation des performances (temps de réponse allongé), la dégradation de la pertinence des résultats de recherche, les erreurs d’indexation, une gestion trop complexe des permissions d‘accès aux documents.
Dans de tels cas, nous proposons un audit technique afin d‘identifier les goulots d‘étranglement et les éléments défaillants. Par la suite, nous proposons une prestation d‘accompagnement dans le but de moderniser l‘architecture en cours en introduisant par exemple la notion de scalabilité. La scalabilité, c’est la capacité à gérer plusieurs nœuds via plusieurs serveurs GED / ECM, ce qui facilite l’ajout ou le retrait d’un nœud.
La deuxième problématique récurrente concerne les montées de version de Nuxeo qui deviennent trop contraignantes. Pour des raisons de coût et d‘effort de réalisation, de nombreux clients conservent beaucoup trop longtemps une version de Nuxeo et tardent à lancer des projets de montée de version. Jusqu’au moment où la situation devient difficilement gérable et où les clients nous demandent de les aider à moderniser la solution GED / ECM en place. L’intervention est bien entendu possible mais elle devient complexe et fastidieuse. Par exemple, je travaille en ce moment avec un client qui utilise une version de Nuxeo datant de 2013.
Notre méthode d‘accompagnement consiste dans ces cas à réaliser la montée de version mais nous devons aller au-delà en réduisant la complexité des développements spécifiques, en supprimant les fonctionnalités non utilisées ou démodées et en déplaçant les éléments de configuration dans l‘outil Nuxeo Studio. A chaque fois, vient s’ajouter du cas par cas et des spécificités qui nécessitent du sur mesure.
Comment se passe un audit technique chez un futur client ? Pouvez-vous nous décrire cette étape-clé ?
B – Pour un futur client qui souhaite nous confier la maintenance et l‘évolution de sa solution GED / ECM, nous recommandons de commencer par un audit technique de 4 à 5 jours.
Lors de cet audit technique, notre rôle consiste à évaluer la qualité de la documentation, à évaluer l‘architecture en production, à identifier les non-respects des normes et des recommandations de l‘éditeur et, enfin, à identifier les lacunes et dettes techniques qui freinent la performance de la solution en place.
Cette étape-clé de l’audit technique permet d’évaluer la prestation à venir, de voir où l’on s’engage et donne au client une vision claire de la situation. La qualité de l’audit va aussi démontrer en amont la qualité de notre expertise et de nos services. C’est ainsi qu’une relation de confiance peut s’installer dès le départ.
Vous sentez-vous comme un évangéliste dans votre métier et dans votre expertise ?
B – En tant que membre de la Direction Technique, je dirais plutôt que mon rôle consiste à partager les connaissances et les retours d‘expérience avec les collaborateurs du plateau et la Direction de Projets pour les guider dans leurs missions. Nous devons faire preuve de pédagogie et de persuasion pour inciter les collaborateurs à homogénéiser leurs méthodes de travail, les outils et leur proposer de nouvelles perspectives.
Comment gérez-vous la veille technologique ?
B – La veille technologique est incontournable et quotidienne pour toute personne qui oriente sa carrière professionnelle dans un domaine technique ou technologique. Elle est inhérente à nos métiers, c’est comme une hygiène professionnelle.
En tant que membre de la Direction Technique, je réalise cette veille technologique sur chaque sujet d‘avant-vente que je traite. Les partenariats entre Océane Consulting Data Management et Nuxeo et d‘autres éditeurs de solutions sont aussi des sources précieuses de veille technologique car ils nous permettent de suivre de près les releases, les évolutions et les choix techniques des éditeurs.
Je découvre ainsi régulièrement de nouveaux concepts, de nouvelles API (Application Programming Interface), de nouveaux protocoles et parfois de nouvelles architectures.
Vous intervenez fréquemment auprès d’universités ou de grandes écoles.
Pouvez-vous nous expliquer pourquoi et en quoi ces structures ont des besoins conséquents en matière de dématérialisation ?
B – C‘est tout d’abord une volonté du Ministère de l‘Education Nationale, c’est d’ailleurs probablement une démarche similaire à tous les Ministères. Les établissements scolaires et universitaires doivent réduire l‘utilisation du papier, que ce soit pour les documents scolaires (certificats de scolarité, bulletins de notes, conventions de stage…) que les documents administratifs (bons de commande, factures, contrats, ordres de mission…). Par exemple, nous avons récemment accompagné l’école vétérinaire de Toulouse à s’équiper de la signature électronique et de coffres-forts numériques. Chaque étudiant dispose ainsi de son espace sécurisé, accessible via une application sur son téléphone mobile.
Ces établissements peuvent bénéficier de subventions ministérielles pour tout projet qui entre dans le périmètre de l‘Administration électronique ou e-administration.
Comment Océane Consulting Data Management s’adapte aux spécificités des demandes des grandes écoles et des universités ?
B – Pour réduire les coûts de mise en place d‘une GED / ECM dans les grandes écoles et les universités, nous avons décidé de leur proposer une offre spécifique en matière de dématérialisation de documents et de processus. Cette offre comprend l‘installation de la plateforme Nuxeo, une formation au produit Nuxeo et un accompagnement dans la mise en œuvre d’un processus de dématérialisation. Dans ce cadre, nous mettons l‘accent sur l‘homogénéisation de l‘architecture et des plateformes et sur l‘utilisation exclusive de Nuxeo Studio pour les configurations spécifiques de chaque établissement.
Qu’est-ce qui vous plaît chez Océane Consulting Data Management ? Comment expliquez-vous l’ancienneté de certains collaborateurs ?
B – Nous sommes une entreprise et une équipe de 40 personnes à taille humaine où l’expertise est forte et où l’interaction est quotidienne. Nous sommes presque tous au même niveau, nous sommes donc bien loin d‘un système bureaucratique tiré vers la verticalité. Chaque collaborateur peut apporter son aide sur n‘importe quel sujet d‘étude, d‘expertise ou pour résoudre un incident chez un client. C‘est le point fort d‘Océane Consulting Data Management.
Concernant l’ancienneté, je fais moi-même partie des » anciens « . L‘organisation interne du plateau de développement, structuré en pôles techniques avec des référents techniques dans chaque pôle, permet à chaque collaborateur de trouver sa place, d’identifier facilement les compétences de chacun et de trouver du soutien si nécessaire. C’est grâce à cette organisation que les équipes sont pérennes.
» NOUS ADAPTONS NOS EXPERTISES À CHAQUE CLIENT «
La parole à Thomas Soccol, Directeur Commercial chez Océane Consulting Data Management.
Comment expliquez-vous la capacité d’Océane Consulting Data Management à trouver et à recruter des experts capables de répondre à des problématiques aussi spécifiques ?
Thomas Soccol – En tant que Pure Player Dématérialisation & Digitalisation, nous sommes identifiés et reconnus sur le marché comme des experts dans ce domaine. Les candidats et experts techniques recherchent avant tout des sociétés comme Océane Consulting Data Management capables de leur proposer des projets ou interventions en lien avec leurs domaines d’expertise, qu’ils soient techniques ou fonctionnels. Via notre organisation, nous avons également la capacité de les encadrer et de les accompagner sur le long terme dans leur montée en compétences.
Pouvez-vous nous décrire le processus d’élaboration d’une offre commerciale chez OCDM ? Y-a-t-il des cas de figure très différents les uns des autres ?
TS – Les cas de figures sont relativement différents en fonction de la typologie du client et de son avancement en matière de dématérialisation et de digitalisation. Le client nécessitera plus ou moins d’accompagnement et de conduite du changement selon son profil et ses critères.
L’offre ou l’approche commerciale sera par exemple différente s’il s’agit d’une structure du secteur privé ou du secteur public. Nous adaptons nos expertises à chaque client pour être au plus proche de sa demande et lui fournir les solutions optimales et les plus performantes possibles.
