¿Has dicho BPM (Business Process Management)? ¿Qué significa concretamente?Xavier Capitaine, Jefe de Proyectos en Océane Consulting Data Management, ESN (Empresa de Servicios del Sector Digital) integrador y editor Pure Player Desmaterialización & Digitalización, nos explica los pormenores de esta estrategia.
Con como ilustración un proyecto emblemático y significativo realizado para la Agencia Nacional del Medicamento Veterinario (ANMV) que combina restricciones de plazo, picos de carga y desafíos técnicos de gran envergadura.
¿Desde hace cuánto tiempo te has integrado en Océane Consulting Data Management y cuál es tu función dentro de la empresa? ¿Puedes volver brevemente sobre tu trayectoria profesional?
Xavier Capitaine - Me integré en Océane Consulting Data Management en noviembre de 2018 como jefe de proyecto. Antes de llegar a Océane Consulting DM, trabajé para una empresa agroalimentaria en el marco de la dirección de un proyecto de implementación de una herramienta de GED (Gestión Electrónica de Documentos) / ECM (Enterprise Content Management o Gestión de contenidos de Empresa), a saber Nuxeo.
Tengo una trayectoria atípica ya que tengo un perfil más bien literario. Primero obtuve un Máster en Historia y luego un Máster en Archivos Digitales. Los aprendizajes de este último me permitieron abordar todos los aspectos y desafíos relacionados con los documentos electrónicos de las empresas, de las colectividades territoriales o del Estado. Tuve que integrar el lenguaje técnico al incorporarme a Océane Consulting Data Management, lo que fue una dificultad pero también un desafío.
¿Cuáles son las grandes problemáticas a las que se enfrentan tus clientes y en qué tipos de misiones y proyectos interviene?
XC - Intervengo mucho en proyectos a precio fijo y de Tercerización de Mantenimiento Aplicativo (TMA). Las grandes problemáticas sobre las que trabajamos frecuentemente son las siguientes: implementar nuevas funcionalidades GED / ECM manteniendo la simplicidad de uso e interfaz intuitiva para no perder la adhesión del usuario; responder a nuevas necesidades de negocio (workflows…); implementar los medios necesarios para una disponibilidad máxima de la herramienta; desplegar proyectos de actualización de versiones de soluciones para asegurar la sostenibilidad de las herramientas y beneficiarse de las evoluciones del producto; adaptar las herramientas a un contexto regulatorio particular y evolutivo.
¿Cómo gestionas la vigilancia tecnológica?
XC - Aseguro un seguimiento de las evoluciones tecnológicas de nuestro ámbito y de nuestras soluciones asociadas (Nuxeo, Bonitasoft). Voy particularmente con regularidad a LinkedIn donde puedo leer cantidad de artículos sobre nuestro sector y mantenerme informado de las actualidades de nuestros asociados.
¿Qué te gusta de Océane Consulting Data Management? ¿Cómo explicas la antigüedad de algunos colaboradores?
XC - Es una empresa de tamaño humano que cuenta con una cuarentena de empleados, este aspecto es esencial para mí. Por lo tanto, el ambiente es muy agradable con una edad media de una treintena de años y centros de interés comunes. Además, los proyectos son estimulantes y variados. Todas estas razones explican la antigüedad de muchos colaboradores.
Interviene en un proyecto emblemático de BPM (Business Process Management) para la Agencia Nacional del Medicamento Veterinario (ANMV), emanación de la Agencia Nacional de Seguridad Sanitaria de la Alimentación (ANSES). ¿Puede definir el BPM?
XC - El BPM (Business Process Management) es un método que permite gestionar los procesos de negocio de una organización de extremo a extremo. Lo que da fuerza a este enfoque es en particular su formalismo. En efecto, los procesos de negocio se modelan en forma de una representación gráfica que describe todas las etapas / actividades, su secuenciamiento así como los actores implicados. Esta modelización hace que el proceso sea comprensible para todos, tanto para los perfiles técnicos (desarrolladores) como para los perfiles funcionales (negocio, soportes…). El BPM puede adaptarse a todo tipo de proyectos. En Océane Consulting Data Management, trabajamos con dos herramientas de BPM: Bonita (Bonitasoft) y Workey (Efalia).
¿Por qué este proyecto de BPM con la ANMV es tan importante en Océane Consulting Data Management?
XC - Se trata de uno de nuestros mayores proyectos de BPM en días hombre: 1000 días a precio fijo. Es un desafío de proyecto pero también técnico que consiste en adaptar una herramienta de BPM existente para responder a una nueva regulación europea.
¿Cuáles son los objetivos del proyecto?
XC -La regulación europea ha evolucionado considerablemente en el ámbito del medicamento veterinario, con, en el trasfondo, una voluntad de homogeneizar y mutualizar la producción y la puesta a disposición de documentos relacionados con los medicamentos veterinarios para todos los Estados miembros de la UE: autorizaciones de comercialización, resumen de las características del producto… El objetivo de las evoluciones solicitadas consiste en poner en conformidad las herramientas informáticas de la ANMV con estas nuevas regulaciones (NVR). La gestión de los datos vinculados a los medicamentos veterinarios se ve particularmente impactada (datos del medicamento, procesos). Se va a implementar una base de datos europea (UPD, Unión Product Database) y cada país de la Unión deberá estar en capacidad de alimentarla. Algunos procesos existentes van a ser modificados y otros nuevos van a ser creados.
¿Cuáles son entonces los principales desafíos en la elaboración y realización de tal proyecto?
XC - La planificación es muy restrictiva ya que la entrada en aplicación de los reglamentos europeos está prevista para enero de 2022, lo que impone que una parte del alcance sea entregada e instalada en producción imperativamente antes de esta fecha. Tenemos por lo tanto poco margen de maniobra, lo que lo hace un proyecto estimulante.
El proyecto ha sido dividido en cinco lotes diferentes en función de los alcances impactados y de los plazos impuestos. La cadencia del proyecto debe seguir la impuesta por la Agencia europea del medicamento (EMA). En un primer tiempo, el tratamiento de los Legacy Data - la exportación de los datos de los medicamentos existentes - deberá efectuarse en noviembre de 2021, luego la adaptación del resto del Sistema de Información (datos, procesos, aplicaciones específicas, infraestructura) deberá implementarse para enero de 2022. Se ha acordado que ciertas necesidades identificadas en la guía de implementación de la EMA serán tratadas posteriormente porque se consideran menos prioritarias.
Debemos por lo tanto asegurar una organización milimétrica para no perder tiempo, siendo la responsabilidad compartida tanto por Océane Data Consulting Management como por el cliente que también debe garantizar los medios para asegurar la validación de las especificaciones, de la prueba…
Tuvimos que superar también ciertos desafíos en la fase previa del proyecto, en particular conseguir un presupuesto en un plazo reducido y con una expresión de necesidades no estabilizada. Muchos temas están todavía en fase de reflexión y de concepción a escala europea. Hubo por lo tanto que adaptarse y ser flexible para integrar un alcance no del todo estabilizado en un compromiso a precio fijo proponiendo un desglose del proyecto respondiendo lo mejor posible a los imperativos de planificación. ¡Una ecuación no evidente!
El desafío técnico es también de gran envergadura ya que se trata de hacer convivir una nueva y una antigua regulación en la misma herramienta y de efectuar simultáneamente una recuperación de datos.
¿Cómo has gestionado este proyecto?
XC - Este proyecto moviliza actualmente un equipo compuesto de 5 personas representando aproximadamente cuatro equivalentes de tiempo completo. Este dispositivo puede evolucionar para responder a eventuales picos de carga. Un desarrollador fue añadido al equipo para el lote nº2 por ejemplo.
Una buena organización en la distribución y el secuenciamiento de las tareas fue fundamental. Esto implica una comunicación asidua y eficiente, un seguimiento constante del avance de las tareas en curso y de las tareas restantes por efectuar así como una remisión permanente de los puntos de alerta.
Una organización excepcional es indispensable porque tenemos que hacer frente a un amplio abanico de imperativos y de tareas que concurren al buen funcionamiento del proyecto: planificación de las disposiciones de intendencia necesarias para el desarrollo del proyecto; control, reactualización y difusión de la planificación; seguimiento de los tickets; seguimiento de las acciones y del proyecto; prevalidación de los entregables; seguimiento de los indicadores de calidad (detallados en el Plan de aseguramiento de la calidad); seguimiento de los riesgos; seguimiento de la facturación; seguimiento de las entregas previstas y realizadas…
Un dúo Jefe de Proyecto-Líder de Equipo fue implementado y funciona muy bien. Por un lado, el Líder de Equipo supervisa técnicamente al equipo. Por otro lado, el Jefe de Proyecto asegura la relación con el cliente e implementa los medios necesarios para asegurar el tríptico coste-calidad-plazo.
Se implementan intercambios muy regulares con el cliente mediante comités de proyecto y comités de dirección, talleres de revisión de documentación y talleres dedicados a asuntos específicos para evitar a toda costa el efecto túnel.
¿Qué marcó la diferencia y por qué el cliente está satisfecho de la intervención de Océane Consulting Data Management?
XC - La fuerza de nuestro equipo técnico centralizado en Rennes, nuestro know-how y nuestra experiencia son nuestros tres activos principales. Nuestro equipo técnico nos permite gestionar los picos de carga y ser flexibles solicitando rápidamente si es necesario un desarrollador adicional en el proyecto, y también beneficiarse de la experiencia de nuestra Dirección Técnica sobre asuntos específicos. El cliente conocía nuestras competencias y nuestra reactividad, habíamos de hecho ya trabajado para la ANMV en el marco de un proyecto de actualización de versión de su aplicativo Workey (400 días proyecto). Este proyecto se había desarrollado muy bien, habíamos por lo tanto instaurado una relación de confianza.
Nuestra capacidad de anticipación, nuestra aptitud de hacer interactuar los equipos y la calidad de nuestros entregables constituyen también puntos fuertes e indudables para acceder a una satisfacción cliente óptima.
