Desde marzo de 2020, la crisis sanitaria relacionada con la Covid-19 ha impuesto el teletrabajo y ha obligado a empresas y organizaciones de todos los tamaños a repensar de urgencia su organización, su producción y su gestión. Frente a esta situación sin precedentes que se prolonga en el tiempo, la desmaterialización de procesos y prácticas se ha convertido en una necesidad para todos con el fin de garantizar la continuidad de la actividad dentro de las empresas y mantener un nivel de desarrollo óptimo.
La crisis sanitaria ha generado varias fases de confinamiento. Aunque han puesto de manifiesto el retraso de las empresas en materia de digitalización, desmaterialización y transformación digital en sentido amplio, también han mostrado sus beneficios, en particular en el ámbito de la gestión electrónica de documentos (GED). El auge del teletrabajo ha hecho evidente la necesidad de una digitalización transversal a todos los servicios.
Anteriormente, la digitalización y la desmaterialización se limitaban a menudo a aspectos organizativos, financieros o legales. Una GED transversal debe estar conectada al conjunto de sistemas de la empresa y gestionar la totalidad de sus documentos y contenidos para garantizar su accesibilidad en período de teletrabajo. Para ello, se trata por lo tanto de desmaterializar el conjunto del patrimonio documental de la empresa para poder acceder a él de manera común, intuitiva e inteligente, trabajar con él a distancia, modificarlo si es necesario, y garantizar su circulación desde cualquier lugar.
FACILITAR LA IMPLANTACIÓN DEL TELETRABAJO
Han surgido nuevos retos y criterios como la transversalidad de las herramientas, su interoperabilidad y la necesidad de disponer de soluciones colaborativas, eficientes, ágiles y más seguras que nunca: captura y digitalización, ECM/GED, centralización de contenidos, gestión de procesos, automatización de tareas, firma electrónica, BPM, costos de tratamiento, RPA, archivo electrónico, bóveda digital e IA… Integrador de soluciones ofrecidas por software y aplicaciones empresariales destinadas a responder al conjunto de retos de la desmaterialización y a facilitar la implantación del teletrabajo en las empresas, Océane Consulting Data Management actúa como puente entre las problemáticas funcionales de las empresas y las herramientas tecnológicas innovadoras desarrolladas por editores como Nuxeo, Bonitasoft, Abbyy, cecurity.com, Fast, Expert.ai, Kofax, oodrive, UiPath…
La era del teletrabajo en la que estamos entrando requiere más que nunca crear vínculos e interacciones entre estas soluciones desarrollando conectores para hacerlas dialogar y facilitar las transferencias de información entre ellas. Como resultado, las relaciones entre los equipos operativos y administrativos se ven fuertemente mejoradas. En la misma perspectiva, las herramientas de Low-code utilizadas permiten reforzar los vínculos y compartir un vocabulario común entre las Direcciones de Negocio y Direcciones de Informática. En efecto, con las herramientas Low-code las Direcciones de Negocio pueden expresar de manera mucho más fácil y detallada sus necesidades, lo que permite a las Direcciones de Informática estar más cerca de sus expectativas. La generalización de herramientas de modelado basadas en notaciones normalizadas como BPMN u OSSAD es la prueba de ello.
UNA FUENTE DE AHORRO Y EFICIENCIA
Entonces ciertamente, la desmaterialización presenta ventajas organizativas destinadas a responder a un imperativo sanitario y a mantener una actividad constante vía el teletrabajo pero va mucho más allá pues resulta económicamente rentable. Al desmaterializar las oficinas y salas de reuniones, reemplazando el todo papel por lo todo digital y utilizando software y herramientas digitales, las empresas e instituciones reducen sus costos y algunas de sus consumiciones (locales y espacios de trabajo, consumibles, energía, gastos de desplazamientos…). La eficiencia de los colaboradores también ha experimentado mejoras en la mayoría de los casos gracias a la flexibilización de los horarios, una mejor concentración, una mayor disponibilidad… Sin desmaterialización, estas evoluciones positivas no habrían visto la luz.
LA DESMATERIALIZACIÓN EN CONSONANCIA CON LA LEGISLACIÓN
En estos últimos años, han surgido evoluciones reglamentarias a tener en cuenta durante un proyecto de desmaterialización. Es por lo tanto imperativo e ineludible familiarizarse con la legislación existente según el servicio y los documentos a desmaterializar. En efecto, las normas difieren entre un servicio de RRHH, comercial o contable. El artículo 56 de la ley de finanzas para 2020 prevé por ejemplo una obligación progresiva de la facturación electrónica entre 2023 y 2025.
En los servicios públicos, el gobierno ha lanzado un gran programa de transformación administrativa titulado Action Publique 2022. Su objetivo es examinar de manera profunda las misiones realizadas por los servicios públicos. Este vasto proyecto de modernización hace de la transformación digital de las administraciones una prioridad, con el objetivo de desmaterializar el 100% de los servicios públicos en el horizonte de 2022.
La desmaterialización no es por lo tanto una opción. Se convierte en una norma que afecta a todos los sectores de nuestra economía y se extiende a todos los niveles de nuestra sociedad. Las soluciones tecnológicas de desmaterialización se democratizan y presentan ventajas prácticas, organizativas y económicas innegables. También tienen implicaciones importantes en materia de Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Mucho más que una respuesta a una situación de crisis sanitaria sin precedentes, la desmaterialización se ha convertido en una oportunidad y una fuente de progreso que apenas está comenzando.
Laurent Jacotey
