Aunque existe desde hace muchos años, el fraude documental se ha desarrollado con la digitalización de las empresas. Mientras que era bastante obvio detectar documentos fraudulentos en formato papel, esta detección resulta más complicada con los documentos digitalizados, que además no dejan de aumentar y pueden volverse rápidamente difíciles de gestionar. ¿Entonces cómo asegurar que los documentos y justificantes transmitidos o recibidos sean realmente conformes a los originales? Los consejos y soluciones de Sébastien Guillaume, Director Técnico en Oceane Consulting Data Management, para ver más claro.
Según el último estudio de PWC, cerca de la mitad de las empresas en el mundo habrían sido víctimas de fraude en 2020, y un número creciente de ellas estaría afectada por diferentes tipos de fraude (ciberdelincuencia, fraude documental, intentos de extorsión, suplantación de identidad, falsificación de justificantes de domicilio, de recursos, de estado civil, de contratos o de documentos empresariales, de documentos administrativos o empresariales…). Porque, a pesar de sus numerosos beneficios, la digitalización permite en contrapartida a los defraudadores acceder mucho más fácilmente a los sistemas de información de las empresas y extraer de ellos información confidencial.
Además, la digitalización también ha creado un efecto de masificación, con volúmenes de documentos digitalizados mucho más importantes, pero también una difusión mucho más rápida y mucho más eficaz. No hay necesidad de imprimir y enviar por correo postal; los documentos digitales no protegidos pueden ser rápidamente falsificados, transmitidos y considerados como auténticos. En cuanto a la detección manual de documentos falsos en formato digital (en formato PDF, por ejemplo), resulta mucho más difícil y a menudo requiere herramientas especializadas.
EL FRAUDE DOCUMENTAL, ¿QUÉ RIESGOS?
El 99% de los fraudes documentales tienen fines lucrativos. Con la transmisión de documentos falsos, los defraudadores pueden fácilmente desencadenar transferencias de fondos y sacar dinero. Es por eso que es importante implementar un sistema de control continuo.
LAS BUENAS PRÁCTICAS PARA LUCHAR CONTRA EL FRAUDE
Para luchar contra el fraude documental, el control de conformidad y autenticación de documentos es esencial. ¡Pero las buenas prácticas institucionales y el compromiso de la dirección y de los empleados son igual de importantes! En efecto, sin importar el tipo de software instalado, si sus empleados no están sensibilizados a los riesgos de fraude documental, el riesgo humano persiste. Así, para que el sistema de control implementado dentro de su organización funcione, asegúrese de acompañar su implementación con iniciativas de sensibilización y capacitación dirigidas a sus colaboradores.
LA TECNOLOGÍA AL SERVICIO DE LA LUCHA CONTRA EL FRAUDE DOCUMENTAL
Para asegurar la seguridad y conformidad de sus documentos en formato electrónico, existen varios tipos de soluciones. Dependiendo de su sector de actividad, de sus objetivos, pero también de sus recursos, puede considerar una o varias opciones de control. Veamos cada una de las soluciones a continuación:
- La firma electrónica. Como su nombre lo indica, basada en un sistema de sellado de tiempo, se utiliza para autenticar las firmas de documentos digitales.
- Los códigos 2D (de los cuales forman parte los códigos QR). Son aplicados por el emisor en el documento para encriptar su contenido.
- La Blockchain. Al calcular la huella de cada documento, el emisor la deposita en la blockchain, compuesta por un consorcio de organizaciones que proponen soluciones para controlar los documentos, garantizar su autenticidad, y asegurar que los documentos recibidos por los organismos terceros sean realmente conformes a los originales.
- El uso de recursos internos y externos o de datos abiertos (u open API) permiten controlar que la información recibida sea realmente conforme a la existente en los archivos de la empresa o para controlar la identidad de los clientes. Esta solución se utiliza especialmente en el ámbito de la banca, seguros y administraciones públicas (donde sirve por ejemplo para verificar la identidad o validar el justificante de domicilio).
- La RPA (Robotic Process Automation). Permite automatizar los sistemas de control anteriormente manuales, recuperando la información de los documentos digitalizados.
- Las herramientas basadas en IA. Pueden, por aprendizaje, detectar todas las modificaciones realizadas en un documento e identificar no conformidades, anomalías, errores o fraudes potenciales en documentos.
- Las herramientas de Hyperscience. Son capaces de extraer información inteligente y analizarla para automatizar el proceso de verificación de documentos en su totalidad.
