La Gestión Electrónica de Documentos (GED) y la Gestión de Contenido Empresarial (ECM, Enterprise Content Management) se encuentran en el corazón de la desmaterialización. Requiere una gran experiencia y la capacidad de proponer, desplegar y hacer evolucionar soluciones eficientes. La auditoría técnica juega un papel esencial en estos procesos.
Panorama general con Billy Khoumri, Arquitecto de Soluciones GED / ECM, y Thomas Soccol, Director Comercial de Océane Consulting Data Management quienes se apoyan en particular en sus experiencias con universidades y grandes escuelas.
¿Pueden volver brevemente sobre su trayectoria profesional? ¿Cómo se convierte uno en experto en tecnologías y soluciones muy específicas?
Billy - Me incorporé al Grupo Océane Consulting en 2013 y desde hace varios años ocupo el puesto de Arquitecto en Océane Consulting Data Management. Comencé mi carrera profesional en 2005 como Ingeniero de Estudio y Desarrollo después de obtener un Master en Informática. Rápidamente me convertí en referente técnico en proyectos de integración centrados especialmente en las soluciones Nuxeo y Liferay.
Hoy tengo un rol transversal en la empresa, comparto mis experiencias con los equipos de la plataforma técnica de Rennes y la Dirección de Proyectos. Participo activamente en la fase de preventa que es un momento esencial para responder con pertinencia a un cliente y, por lo tanto, darse los medios para establecer una relación duradera y de confianza con él. También sigo de cerca las etapas clave de los proyectos llevados a cabo por la plataforma. También gestiono las asociaciones dentro de la Dirección Técnica y participo en la construcción de nuevas ofertas específicas. Para convertirse en experto en una tecnología y/o solución, hay que comenzar por aprovechar las oportunidades, apropiarse de ellas, ser curioso, ampliar siempre más su zona de confianza y perseverar.
¿Cuáles son sus áreas de experiencia y dominios de predilección?
B - Desde un punto de vista estrictamente técnico, tengo una predilección y un buen dominio de JAVA y de los microservicios SOA (Service Oriented Architecture).
Mis áreas de experiencia durante estos últimos diez años son indudablemente la Gestión Electrónica de Documentos (GED) y la Gestión de Contenido Empresarial (ECM) y, en menor medida, los portales colaborativos.
GED / ECM es un tema vasto que cubre toda la cadena documental: escaneo, correo electrónico, reconocimiento de caracteres, clasificación inteligente, indexación, búsqueda, firma, distribución, archivo…por mencionar solo algunos.
Con el tiempo me he forjado una sólida experiencia alrededor del producto Nuxeo. Me encargo de temas de arquitectura, despliegue y configuración del producto Nuxeo. Y también de temas de actualización de versión, migración de datos o auditoría de rendimiento.
Finalmente, animo sesiones de capacitación sobre Nuxeo internamente o externamente en nuestros clientes.
¿Cuáles son las grandes problemáticas a las que se enfrentan sus clientes y en qué tipos de misiones y proyectos interviene?
B- La primera problemática recurrente se refiere a la cuestión del volumen, con un volumen documental que a menudo se vuelve demasiado importante para la arquitectura establecida inicialmente. Con los años, miles o millones de documentos se vuelcan en la solución Nuxeo con las consecuencias de la degradación del rendimiento (tiempo de respuesta prolongado), la degradación de la pertinencia de los resultados de búsqueda, errores de indexación, una gestión demasiado compleja de los permisos de acceso a los documentos.
En tales casos, proponemos una auditoría técnica para identificar los cuellos de botella y los elementos defectuosos. Posteriormente, proponemos un servicio de acompañamiento para modernizar la arquitectura actual introduciendo, por ejemplo, la noción de escalabilidad. La escalabilidad es la capacidad de gestionar varios nodos a través de varios servidores GED / ECM, lo que facilita la adición o eliminación de un nodo.
La segunda problemática recurrente se refiere a las actualizaciones de versión de Nuxeo que se vuelven demasiado restrictivas. Por razones de costo y esfuerzo de realización, muchos clientes conservan una versión de Nuxeo demasiado tiempo y demoran en lanzar proyectos de actualización de versión. Hasta el momento en que la situación se vuelve difícil de manejar y los clientes nos piden que les ayudemos a modernizar la solución GED / ECM existente. La intervención es posible pero se vuelve compleja y tediosa. Por ejemplo, estoy trabajando actualmente con un cliente que utiliza una versión de Nuxeo que data de 2013.
Nuestro método de acompañamiento consiste en estos casos en realizar la actualización de versión pero debemos ir más allá reduciendo la complejidad de los desarrollos específicos, eliminando las funcionalidades no utilizadas o desactualizadas y trasladando los elementos de configuración a la herramienta Nuxeo Studio. Cada vez, se añade un caso a caso y especificidades que requieren personalización.
¿Cómo se realiza una auditoría técnica con un futuro cliente? ¿Puede describir esta etapa clave?
B - Para un futuro cliente que desee confiar el mantenimiento y evolución de su solución GED / ECM, recomendamos comenzar con una auditoría técnica de 4 a 5 días.
Durante esta auditoría técnica, nuestro papel consiste en evaluar la calidad de la documentación, evaluar la arquitectura en producción, identificar los incumplimientos de las normas y recomendaciones del editor y, finalmente, identificar las brechas y deudas técnicas que frenan el rendimiento de la solución existente.
Esta etapa clave de la auditoría técnica permite evaluar el servicio que se prestará, ver dónde nos comprometemos y proporciona al cliente una visión clara de la situación. La calidad de la auditoría también demostrará con anticipación la calidad de nuestra experiencia y nuestros servicios. Es así como una relación de confianza puede establecerse desde el principio.
¿Se siente como un evangelista en su profesión y en su experiencia?
B - Como miembro de la Dirección Técnica, diría más bien que mi papel consiste en compartir los conocimientos y experiencias con los colaboradores de la plataforma y la Dirección de Proyectos para guiarlos en sus misiones. Debemos demostrar pedagogía y persuasión para incitar a los colaboradores a homogeneizar sus métodos de trabajo, herramientas y ofrecerles nuevas perspectivas.
¿Cómo gestiona la vigilancia tecnológica?
B - La vigilancia tecnológica es imprescindible y diaria para toda persona que oriente su carrera profesional en un dominio técnico o tecnológico. Es inherente a nuestras profesiones, es como una higiene profesional.
Como miembro de la Dirección Técnica, realizo esta vigilancia tecnológica sobre cada tema de preventa que manejo. Las asociaciones entre Océane Consulting Data Management y Nuxeo y otros editores de soluciones son también fuentes valiosas de vigilancia tecnológica ya que nos permiten seguir de cerca los releases, las evoluciones y las opciones técnicas de los editores.
Descubro así regularmente nuevos conceptos, nuevas API (Application Programming Interface), nuevos protocolos y a veces nuevas arquitecturas.
Interviene frecuentemente en universidades o grandes escuelas.
¿Puede explicarnos por qué y en qué estas estructuras tienen necesidades consecuentes en materia de desmaterialización?
B - Es ante todo una voluntad del Ministerio de Educación Nacional, es probablemente un enfoque similar al de todos los Ministerios. Los establecimientos escolares y universitarios deben reducir el uso del papel, ya sea para documentos escolares (certificados de escolaridad, boletines de calificaciones, convenios de prácticas…) como documentos administrativos (órdenes de compra, facturas, contratos, órdenes de misión…). Por ejemplo, acompañamos recientemente a la escuela veterinaria de Toulouse a equiparse de firma electrónica y bóvedas de seguridad digitales. Cada estudiante tiene así su propio espacio seguro, accesible a través de una aplicación en su teléfono móvil.
Estos establecimientos pueden beneficiarse de subvenciones ministeriales para cualquier proyecto que entre en el perímetro de la Administración electrónica o administración electrónica.
¿Cómo Océane Consulting Data Management se adapta a las especificidades de las demandas de las grandes escuelas y universidades?
B - Para reducir los costos de implementación de GED / ECM en grandes escuelas y universidades, decidimos ofrecerles una oferta específica en materia de desmaterialización de documentos y procesos. Esta oferta incluye la instalación de la plataforma Nuxeo, una formación en el producto Nuxeo y un acompañamiento en la implementación de un proceso de desmaterialización. En este contexto, hacemos hincapié en la homogeneización de la arquitectura y las plataformas y en el uso exclusivo de Nuxeo Studio para las configuraciones específicas de cada establecimiento.
¿Qué le gusta de Océane Consulting Data Management? ¿Cómo explica la antigüedad de algunos colaboradores?
B - Somos una empresa y un equipo de 40 personas de tamaño humano donde la experiencia es sólida y donde la interacción es diaria. Somos casi todos del mismo nivel, estamos por lo tanto muy lejos de un sistema burocrático tirado hacia la verticalidad. Cada colaborador puede aportar su ayuda en cualquier tema de estudio, experiencia o para resolver un incidente en un cliente. Este es el punto fuerte de Océane Consulting Data Management.
Respecto a la antigüedad, yo mismo formo parte de los "antiguos". La organización interna de la plataforma de desarrollo, estructurada en polos técnicos con referentes técnicos en cada polo, permite a cada colaborador encontrar su lugar, identificar fácilmente las competencias de cada uno y encontrar apoyo si es necesario. Gracias a esta organización, los equipos son duraderos.
« ADAPTAMOS NUESTRAS EXPERTISES A CADA CLIENTE »
La palabra a Thomas Soccol, Director Comercial de Océane Consulting Data Management.
¿Cómo explica la capacidad de Océane Consulting Data Management para encontrar y reclutar expertos capaces de responder a problemáticas tan específicas?
Thomas Soccol - Como Pure Player de Desmaterialización & Digitalización, somos identificados y reconocidos en el mercado como expertos en este dominio. Los candidatos y expertos técnicos buscan antes que nada empresas como Océane Consulting Data Management capaces de ofrecerles proyectos o intervenciones vinculados con sus áreas de experiencia, sean técnicas o funcionales. A través de nuestra organización, también tenemos la capacidad de apoyarlos y acompañarlos a largo plazo en su desarrollo de competencias.
¿Puede describir el proceso de elaboración de una oferta comercial en OCDM? ¿Hay casos de figura muy diferentes los unos de los otros?
TS - Los casos de figura son relativamente diferentes según la tipología del cliente y su avance en materia de desmaterialización y digitalización. El cliente necesitará más o menos acompañamiento y gestión del cambio según su perfil y sus criterios.
La oferta o el enfoque comercial será, por ejemplo, diferente si se trata de una estructura del sector privado o del sector público. Adaptamos nuestras expertises a cada cliente para estar lo más cerca posible de su demanda y proporcionarle las soluciones óptimas y más eficientes posibles.
