UNIVERSIDADES Y GRANDES ESCUELAS: AQUÍ ESTÁ LA SOLUCIÓN PARA HACER EVOLUCIONAR SU SISTEMA DE INFORMACIÓN RÁPIDA Y SERENAMENTE
Para la educación superior, la transformación digital constituye un medio para responder a la multitud de desafíos a los que se enfrenta hoy: afluencia masiva de estudiantes, abandono universitario, estancamiento de las instituciones escolares francesas en los rankings internacionales, déficit de imagen, etc.
Para hacer frente a ello, es imperativo que estos establecimientos se equifen con soluciones adaptadas que les permitan acelerar su digitalización y ofrecer a la comunidad estudiantil los medios para abrazar esta nueva realidad digital.
Con su smartphone en el bolsillo o su portátil al hombro, los estudiantes de la generación Z dominan perfectamente los códigos del mundo digital y esperan que su escuela o universidad esté también a la altura del digital. Estos establecimientos tienen todo el interés en ajustarse lo más posible a las necesidades de sus estudiantes con cursos digitalizados disponibles en línea y descargables en todo tipo de dispositivos, recursos digitales abundantes de acceso libre y gratuito, bibliotecas digitales, una amplia oferta de MOOC, la posibilidad de guardar en su dispositivo todos los materiales de curso, un cofre digital para asegurar ciertos documentos (convenios, diplomas, documentos administrativos, expedientes académicos o certificados), una herramienta de firma electrónica para evitar tener que desplazarse para validar ciertas solicitudes, o incluso portales colaborativos.
Responder a las nuevas necesidades de los estudiantes
Universidades y grandes escuelas no tienen más remedio que digitalizarse y proporcionar cada vez más servicios a estudiantes que quieren tener acceso a la información rápidamente, que no quieren tener que lidiar con documentos en papel ni desplazarse al sitio para entregar un documento o firmar un convenio de prácticas, por ejemplo. Aquí es donde entran en juego las plataformas de gestión documental, las soluciones de gestión de procesos, así como las herramientas de firma y archivo electrónicos.
Soluciones interconectables
Océane Consulting DM se basa en diferentes soluciones de socios para ofrecer este valor agregado a los establecimientos de educación superior y permitirles ofrecer nuevos servicios a sus estudiantes. Concretamente, Hyland Nuxeo para la gestión documental, Bonitasoft para la gestión de procesos, Cecurity.com y Digiposte para el cofre digital, Oodrive y Docapost Fast para la firma electrónica y el Parapheur o incluso Kofax para la automatización. El interés de estas soluciones reside en que pueden conectarse sin problemas a las aplicaciones existentes y también son capaces de comunicarse entre sí, gracias a conectores.
INSA Strasbourg digitaliza la gestión de convenios de prácticas
Así, ciertos establecimientos, como INSA Strasbourg, van a añadir a la plataforma de gestión documental Nuxeo el flujo de trabajo desmaterializado de validación de convenios de prácticas de los estudiantes de INSA para fluidificar su tramitación y garantizar su trazabilidad. Un estudio paralelo se enfoca en la firma electrónica y el archivo de estos mismos convenios para cumplir con los requisitos reglamentarios de sostenibilidad. Se acabó la manipulación de documentos en papel, los intercambios postales y los tediosos idas y venidas. El proceso debe ser totalmente digital acelerando y asegurando todos los intercambios documentales.
Soluciones útiles también internamente
Las universidades también necesitan este tipo de soluciones internamente para ciertos procesos transversales como los intercambios de convenio general entre universidades o con empresas. Gracias al conector entre Nuxeo y OnlyOffice desarrollado por Océane Consulting DM, las universidades pueden ahora trabajar de forma colaborativa en la creación de estos convenios, garantizando al mismo tiempo la disponibilidad, trazabilidad y seguimiento de los documentos, e incluso definir un circuito de validación personalizado. De hecho, es importante que estas herramientas digitales no solo estén dedicadas a los estudiantes, sino que también puedan encontrar su lugar internamente para una mejor organización pedagógica y un funcionamiento más eficiente.
Conectores en lugar de una integración
Añadir a la plataforma de gestión documental de la universidad un proceso de firma electrónica, un componente de edición colaborativa, un cofre digital o un componente de archivo electrónico es, por lo tanto, ahora posible gracias a conectores específicos.
"Deseamos hacer que las universidades y grandes escuelas entiendan que estas operaciones de digitalización no son necesariamente sinónimo de proyectos de integración largos y costosos, sino que pueden llevarse a cabo rápidamente a partir de casos de uso ya elaborados y soluciones casi llave en mano", indica Sébastien Guillaume, consultor en Océane Consulting DM.
Varios conectores ya están listos para usar. Cada uno de ellos facilita y automatiza los intercambios e interacciones entre las soluciones implementadas, permite extender sus funcionalidades estándar y garantiza las transferencias de información entre ellas. Las universidades pueden así reducir la circulación de documentos en papel, asegurar todos los flujos documentales, eliminar errores y duplicados, fluidificar sus operaciones y facilitar la movilidad.
